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La messagerie électronique est facile d'utilisation.

Elle permet d'envoyer textes et graphiques, plans et dessins,
et cela de manière immédiate à un grand nombre de destinataires.

C'est donc très naturellement qu'elle est devenue un outil privilégié de communication, au détriment du courrier, du fax , mais aussi du téléphone, et même du dialogue de personne à personne.
Cela n'est pas sans conséquences, pas toujours positives.

C'est pourquoi quelques règles simples et de bon sens doivent être respectées
par chaque utilisateur, afin que ce moyen de communication puissant
ne vienne - paradoxalement - à nuire à l'efficacité et à la productivité. 

Il faut se poser à chaque fois la question :

" Est-ce que j'écris ...

• pour demander à quelqu'un de faire quelque chose
• pour informer quelqu'un
• pour alerter quelqu'un

ou... pour ouvrir un parapluie ? "

On envoie un message pour demander une action ou pour informer, pas pour "se couvrir".
Le message électronique n'est pas la solution universelle : il est assez souvent préférable 
de téléphoner à un destinataire, ou de lui parler de vive voix.

A la simple lecture du titre (ou "objet"), le destinataire doit comprendre l'objet du message.

Utilisez les bons "mots-clés"
Allez du général au particulier.

Quelques exemples de titre :

• Jouets éducatifs - Planning 12 / 2000
• Activité Terminaux - C.A. 1999
• ISO 9002 - Audit Qualité Interne Expédition
• Client XYZ - Livraisons semaine 22

La personne qui reçoit un message doit savoir tout de suite ce qu'on attend d'elle :
"Ai-je une action à mener, ou suis-je simplement en diffusion pour information ?"

cc : en copie = pour information et pas en action
ccc : en copie cachée aux autres destinataires :
à utiliser… à bon escient. Ce n'est pas une pratique qui favorise la confiance,
mais elle peut être nécessaire.

Il est tentant de diffuser largement : c'est si facile. En fait, il faut diffuser "tout juste" :
o diffusion trop limitée : une personne concernée, pour action ou pour information,
risque de ne pas être au courant.

o diffusion trop large : en cas d'action à mener, chacun a tendance à se dire :
"il y a bien quelqu'un qui le fera…à ma place".

Ne noyez pas les personnes avec des messages qui ne leur sont pas utiles.

Utilisez l'accusé de réception : il permet très simplement de savoir si l'information a été reçue.
Utilisez le marqueur "urgent" à bon escient : si vous déclarez tout "urgent", on finira par ne plus vous croire.

La personne qui reçoit trop d' "urgents" ne considère plus rien comme urgent.

En cas d'envoi de gros fichiers (plusieurs Megaoctets) au sein même de l'entreprise, n'utilisez pas la messagerie qui pourrait être bloquée, mais le réseau informatique.

2 personnes désignées pour une même action = pas d'action ! Chacun attend que l'autre la mène.
1 action = 1 seule personne + 1 délai

S'il y a plusieurs actions à mener, synthétisez- les. Par exemple :
ACTION N° 7 QUOI ? QUI ? QUAND ?

Commencez une action par un VERBE : commander, planifier, acheter, fabriquer, etc.
Pour une relance, vous pouvez utiliser " Faire suivre " en indiquant " Rappel ".

Envoyez votre message juste à temps" : ni trop tôt, ni trop tard.
Utilisez "Brouillons" pour différer son envoi. 

Lisez les nouveaux messages rapidement, quitte à différer l'analyse détaillée :
une messagerie électronique doit être consultée (dans la mesure du possible !)
comme une boîte aux lettres : au moins une fois par jour.
Répondre au plus tôt est aussi une question de politesse...

Organisez votre classement de messages dès le début.
Classez les messages reçus dès qu'ils sont traités : 
Par exemple, "Courrier en arrivée" ne contiendra que les messages non encore traités.
Archivez ou supprimez les messages devenus inutiles.

Soyez clair, concis, précis, factuel (des faits !)
Aérez le message. Utilisez si nécessaire gras, couleurs, soulignés,
Evitez les abréviations qui ne sont pas évidentes pour tous les destinataires.
Ne faites pas de fautes d'ortografe (il y a un correcteur… ).

Soyez courtois. Ne polémiquez pas inutilement.

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